Hiểu phần mềm email bạn sử dụng

Nếu bạn sử dụng Outlook, Gmail hoặc các chương trình khác, thì bạn phải nắm rõ email như thuộc lòng bàn tay. Điều này sẽ giúp bạn nắm vững các tính năng để quản lý email hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm về giá trị của email của bạn

Phần lớn thời gian mọi người dùng để viết email, sau đó gửi thêm email giải thích cho email trước. Dành ít thời gian hơn để gửi email và có nhiều thời gian hơn để thực hành các thói quen tốt như: rõ ràng, chính xác, email việc cần làm và mức độ phù hợp với công việc. công việc.

Lọc email quan trọng

Không phải mọi email gửi đến bạn đều phải được trả lời ngay lập tức. Lọc các thư quan trọng và ưu tiên các email để bạn không lãng phí thời gian vào những email ít quan trọng hơn.

Đừng kiểm tra email của bạn quá thường xuyên

Đừng làm “nô lệ” cho email. Kiểm tra email đến và trả lời có thể làm giảm hiệu quả công việc của bạn. Bạn có thể dành 15 phút để kiểm tra email một lần và chia sẻ lịch của mình nhiều lần trong ngày. Đừng đọc email ngay khi nó đến. Đặc biệt không kiểm tra email vào sáng sớm vì nếu làm vậy, bạn sẽ không thể tập trung làm bất cứ việc gì trong ngày.

Trả lời email đúng hạn

Trả lời email kịp thời tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người khác, nhưng bạn cần cân bằng công việc. Thực hiện theo quy tắc 2-2-2, nghĩa là trả lời email trong vòng 2 giờ sau khi nhận được.

Tìm hiểu cách sử dụng tính năng “tìm kiếm”

Bạn có thể tổ chức tốt hơn các email thông qua các thư mục, nhưng hãy thực hành sử dụng tính năng “Tìm kiếm” và các bộ lọc để hoàn thành công việc nhanh hơn.

Sử dụng email hiệu quả, bạn đã biết?  - Ảnh 2

Xóa email rác

Ngoài email chính, email spam cũng là một trong những nguyên nhân làm đầy hộp thư đến của bạn. Bạn có thể chọn một màu để xem ai đã gửi cho bạn và lọc từ “hủy đăng ký” để chặn email spam.

Theo dõi – Lưu trữ – Duy trì

Nếu muốn hộp thư trống, bạn cần đẩy email, phân loại email để theo dõi hoặc lưu trữ. Hãy tạo 3 thư mục với 3 tên để xóa những email không cần thiết sau khi bạn đọc.

Nguồn: LifeHacker